Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico, y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es decir, justificar la entrega de bienes o servicios.

La remisión de facturas por correo electrónico es un sistema comúnmente utilizado en las relaciones comerciales, puesto que supone un ahorro considerable de tiempo y costes de impresión, mejora de la gestión, entre otras ventajas.

Para que una factura electrónica sea considerada válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que una factura impresa, esto es, contener los datos de emisor y receptor, número y fecha de expedición, descripción de la venta de bienes o prestación de servicios realizada y desglose de las cuotas de IGIC. El plazo de emisión es también el mismo que se exige a las facturas en papel.

Además, las facturas electrónicas deben cumplir:

  • Que el cliente de su consentimiento para recibir las facturas por esta vía. En la autorización es recomendable la cuenta de envío y de recepción de los documentos para evitar equívocos.
  • Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

El requisito de la firma mediante certificado digital, reconocido por la Agencia Tributaria, no es necesario, pero sí que se debe garantizar el origen y el contenido, como en cualquier factura impresa remitida por correo ordinario. Una firma en papel puede verificarse con el sello y firma de la empresa emisora, por lo que una factura electrónica deberá contar con unas garantías similares.

La factura remitida por medios electrónicos puede generarse en cualquier formato de uso habitual en la empresa: xml, pdf, html, gif, jpg., y puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del cliente en un sitio web, para su posterior descarga e impresión.

Para más información puede consultar el portal de la Factura electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.