Una factura proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial, por lo que carece de valor a efectos fiscales y no es válida para justificar operaciones. Suele contener la misma información que una factura normal, es decir:

  • Fecha de emisión. 
  • Datos del proveedor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección, etc.
  • Datos del cliente:  nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección, etc.
  • Descripción precisa y minuciosa de la mercancía. Se debe mencionar de manera explícita la cantidad o las unidades del producto.
  • Precio unitario, el precio total, IGIC. 
  • Gastos de transporte y seguro si existen. 

Es muy importante tener en cuenta que debe mencionar específicamente su naturaleza proforma. La serie numérica de la factura proforma es diferente a la principal de facturación. Tampoco es necesario firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.

Suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales, para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta. En el caso de solicitud de subvenciones estatales o financiación, la factura proforma puede servir como justificante y compromiso aunque su validez legal únicamente tiene efectos entre comprador y vendedor, en virtud de los acuerdos alcanzados.

No tiene valor contable. Se suele emitir de manera previa a la realización de la operación, pero no implica un compromiso de que ésta se vaya a realizar ni tampoco una obligación de pago. Debe existir una aceptación por parte del receptor, que será plasmada en una factura ordinaria cuando se haya realizado la transacción.

No se debe confundir con la facturas ordinarias, ya que la factura proforma no es válida ante la Agencia Tributaria en revisiones de impuestos. Tampoco puede ser utilizada como garantía de compra, así que debemos comprobar, al calcular las liquidaciones y retenciones, que no hemos incluido facturas proformas.