Todas las empresas están obligadas a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, en el plazo de un mes desde la celebración de la Junta General. De esta manera, de forma fácil y económica, cualquier persona puede descargar las Cuentas Anuales de cualquier empresa y conocer su actividad económica.

Hasta hace poco, no presentar las Cuentas Anuales tenía como única sanción el cierre registral de la Sociedad, impidiendo así depositar nuevos documentos como cambios de administradores, de domicilio, etc. Sin embargo, recientemente, el IAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas), ha empezado a sancionar a aquellas empresas que no han depositado, en plazo, sus cuentas en el Registro Mercantil.

El incumplimiento del plazo o incluso de la obligación no es infrecuente, sobre todo en aquellas empresas que se encuentran inactivas. Tal como y como indica la Ley de Sociedades de Capital, en el artículo 279.1:

Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas.

El artículo 283 de esta misma Ley nos dice:

  1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (…). Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
  1. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.
  1. En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
  1. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.

Detectar las entidades que no cumplan es sencillo, ya que el Registro Mercantil envía anualmente al IAC una relación de los incumplimientos. Las sanciones impuestas actualmente se calculan de la siguiente manera:

  • 0,5% del activo, más el 0,5% del importe total de ventas del último ejercicio presentado en Hacienda.
  • En defecto de esta información, el 2% del capital social que conste en el Registro Mercantil.

En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el 0,5% del activo fuera mayor que el 2% del capital, se aplicará esta última reducida en un 10%. (Esto supone una multa de 60 euros para una entidad con un capital social de 3.000).

Hay que tener especial atención y presentar las cuentas. Parece que en un principio las sanciones se refieren a la falta de presentación, aunque el hacerlo fuera de plazo también puede ser sancionable.